Administrativo
La Secretaría de Educación de Guanajuato, a través de la Dirección General de Presupuesto da a conocer los lineamientos y formatos generales de sus trámites y servicios.
Proporcionar una herramienta administrativa a los responsables de las unidades de la Secretaría de Educación en la elaboración de trámites de pago, comprobación de gastos y adecuaciones presupuestales.
Proporcionar una herramienta administrativa a los responsables de las unidades, en la elaboración del trámite de Pago a Terceros, para pago y comprobación de gastos de operación e inversión.
- a) Los trámites que se gestionen deberán ser elaborados por el área solicitante.
- b) Se deberá emplear el formato de acuerdo al trámite que se va a realizar, sin modificaciones al mismo, ya que podrá ser motivo de rechazo.
- c) Indicar de manera correcta y clara en cada uno de los formatos, el código programático del año correspondiente, fondo, área funcional, partida presupuestal, orden de trabajo y número de reserva, así como la justificación del gasto, en caso de ser incorrecto alguno de los datos anteriores podrá ser motivo de rechazo.
- d) Verificar que el código programático, partida presupuestal y fondo que se va a afectar, cuenten con suficiencia de recursos en el mes correspondiente.
- e) Cuando se trate de trámites de gastos a reserva de comprobar, estos se deben presentar en la medida de lo posible con una anticipación de 3 días hábiles, indicando justificación del gasto, duración de la comisión, código programático, clave de nómina del responsable de la comprobación, y Vo.Bo. de su Superior Inmediato, con la finalidad de agilizar el proceso.
- f) Los trámites deben ser firmados por el Titular de la Unidad Responsable, en ausencia de éste la persona que firme en su lugar, deberá presentar documento en el cual se le delegue tal capacidad.
- g) Cuando se elabore el formato de Pago a Terceros por comprobación de gastos, deberá especificarse en el apartado de observaciones que se trata de una “Comprobación” con la finalidad de evitar duplicidad en el pago.
- h) Se deberá anexar al trámite el soporte documental de acuerdo a lo señalado en el anexo V “Pagos a Terceros Soporte Documental” de las Disposiciones de Control Interno según la partida de que se trate y que compruebe el gasto (facturas, recibos, contratos, certificaciones, autorizaciones, listas y toda evidencia según corresponda ), así como enviar factura digital (Archivos XLM y PDF) por correo electrónico al enlace de la Dirección de Control Presupuestal encargado de revisar y registrar la comprobación del gasto.
- i) Tratándose de comprobantes, deberán presentarse pegados en papel preferentemente reciclado tamaño carta.
- j) Los comprobantes de gasto deberán ser expedidos con los siguientes datos: Nombre: GOBIERNO DEL ESTADO DE GUANAJUATO / Dirección: PASEO DE LA PRESA NO. 103. GUANAJUATO, GTO. / CP 36000 Col. CENTRO / R.F.C.: GEG850101FQ2
- k) Los comprobantes que se presenten para trámite de pago, o para comprobación, deberán reunir los requisitos fiscales establecidos en el (Art. 29 y 29-A del CFF)
- Art.29. Cuando las leyes fiscales establezcan la obligación de expedir comprobantes fiscales por los actos o actividades que realicen por los ingresos que se perciban o por las retenciones de contribuciones que efectúen, los contribuyentes deberán emitirlos mediante documentos digitales a través de la página de internet del Servicio de Administración Tributaria. Las personas que adquieran bienes, disfruten de su uso o goce temporal, reciban servicios o aquellas a las que les hubieren retenido contribuciones deberán solicitar el comprobante fiscal digital por internet respectivo.
- Art. 29 A. Los comprobantes fiscales digitales a que se refiere el artículo 29 de este código deberán contener los siguientes requisitos:
- 1. Clave del RFC de quien los expide y régimen fiscal en que tributen conforme a la Ley del Impuesto sobre la Renta. Tratándose de contribuyentes que tengan más de un local o establecimiento, se deberá señalar el domicilio del local o establecimiento en el que se expidan los comprobantes fiscales.
- 2. Número de folio y el sello digital del Servicio de Administración Tributaria, así como el sello digital del contribuyente que lo expide.
- 3. Lugar y fecha de expedición.
- 4. Clave del RFC de la persona a favor de quién se expide.
- 5. Cantidad, Unidad de medida y clase de los bienes o mercancías o descripción del servicio o del uso o goce que amparen.
- 6. Valor unitario consignado en número.
- 7. El importe total consignado en número o letra.
Adecuaciones Presupuestales
- Modificaciones que se realizan durante el ejercicio presupuestal a capítulos, partidas y calendarios del Presupuesto de Egresos autorizado:
- I. Traspaso compensado.- Movimientos que consisten en trasladar el importe total o parcial de la asignación de una clave presupuestaria a otra, previa autorización de la autoridad facultada de conformidad con las leyes y reglamentos aplicables.
- II. Ampliación o Reducción Líquida.- Incremento o Decremento de recursos en una o varias partidas presupuestales que afectan el presupuesto autorizado del Programa Presupuestal y Unidad Responsable.
- III. Adecuación al calendario de gasto.- Movimiento presupuestal por el cual se adecua la programación mensual de los recursos mediante una recalendarización o anticipación, sin afectar el recurso asignado de la partida presupuestal.
Documentos que debe integrar el trámite:
- Oficio de solicitud.
- Formato de justificaciones tanto de las partidas a reducir, como de las partidas a ampliar, debe indicar el impacto sobre las metas del programa.
- Formato de adecuación presupuestal.
- Autorización del Área Correspondiente de acuerdo a las partidas marcadas en el inciso j) del apartado de Generalidades.
Nombre del Programa, Importe total del Programa e importe por el cual se solicita la ampliación, vigencia del convenio, así como:
- Convenio de Coordinación correspondiente
- Reglas de Operación del Convenio
- Recibo oficial de Ingreso emitido por la Dirección General de Ingresos de la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración.
Adecuaciones Presupuestales
- Modificaciones que se realizan durante el ejercicio presupuestal a capítulos, partidas y calendarios del Presupuesto de Egresos autorizado:
- I. Traspaso compensado.- Movimientos que consisten en trasladar el importe total o parcial de la asignación de una clave presupuestaria a otra, previa autorización de la autoridad facultada de conformidad con las leyes y reglamentos aplicables.
- II. Ampliación o Reducción Líquida.- Incremento o Decremento de recursos en una o varias partidas presupuestales que afectan el presupuesto autorizado del Programa Presupuestal y Unidad Responsable.
- III. Adecuación al calendario de gasto.- Movimiento presupuestal por el cual se adecua la programación mensual de los recursos mediante una recalendarización o anticipación, sin afectar el recurso asignado de la partida presupuestal.
- a) Las solicitudes que se gestionen deberán ser tramitados por el Coordinador Administrativo o Enlace Administrativo de la Unidad Responsable solicitante que cuenten con Firma Electrónica.
- b) Las solicitudes de adecuación presupuestal deben ingresarse mediante firma electrónica “GSign”, indicando de manera clara y precisa la información solicitada y atendiendo lo correspondiente a la Guía para la Solicitud de Adecuaciones Presupuestales de Proyectos de Inversión, y cumpliendo la siguiente estructura en el nombre del PAM: Q0000 – No. de Oficio DGXX00 (Iniciales de la UR seguido por el número de oficio) – Tipo de trámite: A.L. (Ampliación Líquida) / o / R.L. (Reducción Líquida) / o / T.C. (Traspaso Compensado) / o / R (Recalendarización) Importe - Fecha DD.MM.AA.rar/zip
- Ejemplo 1: Q0001-DGX459-A.L.-$6,000-01.01.2018.zip
- Ejemplo 2: Q0001-DGX1004-T.C.-$400-05.01.2018.rar
Se deberán respetar los plazos establecidos para cada Fase del proceso.
- c) Se deberá emplear el formato establecido y actualizado en el presente documento, de acuerdo al trámite que se va a realizar y sin modificaciones, ya que podrá ser motivo de declinación.
- d) Se deberán anexar los formatos en un archivo *ZIP o *RAR los siguientes documentos requeridos de acuerdo al tipo de trámite:
- I. Traspaso Compensado: Formato de Solicitud de Adecuación Presupuestal; Formato de Justificación; Formato de Ajuste de Metas*; Formato de Ajuste de Cronograma*;
- II. Ampliación o Reducción Líquida: Formato de Solicitud de Adecuación Presupuestal; Formato de Justificación; Formato de Ajuste de Metas; Formato de Ajuste de Cronograma;
- III. Adecuación al Calendario de Gasto: Formato de Solicitud de Adecuación Presupuestal; Formato de Justificación; Formato de Ajuste de Cronograma*;
- * Este documento puede exceptuarse siempre que el “Formato de Justificación” así lo indique.
- e) Los trámites deben ser firmados por el Titular de la Unidad Responsable.
- f) Deben indicar de manera correcta y clara en cada uno de los formatos el código programático del año correspondiente, (fondo, área funcional, partida presupuestal, unidad responsable, programa presupuestal (Q) y mes de calendario), así como la justificación del gasto.
- g) Verificar que el código programático, partida presupuestal y fondo que se va a afectar, cuenten con suficiencia en el mes correspondiente.
- h) Cuando los recursos a disponer provienen de un refrendo, deben manejarse como ampliación líquida y reducción líquida separadas tanto en solicitud como en validación.
- i) Al tratarse de un traspaso compensado, el fondo de ampliación deberá corresponder al fondo de reducción.
- j) Las partidas siguientes, destinadas a la reposición de mobiliario escolar, material didáctico y mantenimiento de escuelas son intransferibles:
| Partida |
Designación |
| 2150 |
Material Impreso e información digital |
| 2170 |
Materiales y útiles de enseñanza |
| 3510 |
Conservación y mantenimiento menor de inmuebles (sólo aplica para mantenimiento de escuelas) |
| 5290 |
Otro mobiliario y equipo educacional y recreativo |
- k) Las adecuaciones presupuestales de las partidas 3330 Servicios de consultoría Administrativa, procesos, técnica y en TI (siempre que se trate de aspectos informáticos), 5150 y 5650 Equipo de cómputo y Equipo de Comunicación y telecomunicación, requieren de la validación de la DGSyTI.
Adicionalmente, en las Delegaciones Regionales las partidas 2940 y 3530 Refacciones y accesorios menores de Equipo de cómputo e Instalación reparación y mantenimiento de equipo de cómputo, requieren la validación de la Dirección General antes señalada.
Así mismo, las partidas del Concepto 3300 (partidas: 3310, 3330, 3340 y 3390) requieren autorización para el ejercicio de la Subsecretaría de Administración de la SFIyA de acuerdo a lo establecido en el Art. 31 de los Lineamientos Generales de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal de la Administración Pública Estatal para el Ejercicio Fiscal de 2018.
- l) Para solicitar adecuación de las partidas del Concepto 3600, requiere de validación previa de la Coordinación General de Comunicación Social del Estado.
- m) La partida 3340 Servicios de capacitación, es intransferible.
- n) Para trámites de ampliación presupuestal de refrendos de programas federales, deben incluir conciliación actualizada emitida y firmada por la Dirección General de Administración Financiera.
- ñ) Para trámites de ampliación presupuestal de programas federales, deben incluir recibo de ingreso y convenio.
- o) Anexos que sustenten las justificaciones indicadas, por ejemplo: Reforma de alguna regla de operación del Proyecto.
- p) No se realizarán ampliaciones o traspasos compensados que afecten partidas del capítulo 1000.
- q) Deberá iniciar una PAM para cada solicitud de afectación presupuestal y evitar realizar solicitudes con más de un tipo de Adecuación Presupuestal.
- r) Dar seguimiento a la firma electrónica, para realizar las acciones conducentes en caso que un acuerdo sea declinados o no completados.
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